Quem nunca perdeu um tempão procurando um arquivo, ou uma foto que você sabe que está no seu computador, mas você não lembra onde?

Isso significa apenas, que como a maioria das pessoas, você guarda tudo que acha interessante, mas às vezes nem repara onde o arquivo, foto ou documento foi parar no seu computador.

Se reparar na sua área de trabalho e na pasta de Downloads encontrará uma gama de arquivos repetidos, sem nomes adequados (boletos, imagens de WhatsApp, etc.) além de estar “tudo junto e misturado”.

Se este for o seu caso, que tal conhecer umas estratégias para melhorar essa situação toda? Vai levar um tempo para fazer essa limpeza e organização, mas ao final, o tempo que você ganhará ao encontrar o que precisa, quando precisa e de forma rápida, será super vantajoso e satisfatório.

Não complique!

Caso você não seja um viciado em organização, um sistema muito complexo, repleto de pastinhas coloridas, lincadas umas às outras não vai durar. Pode funcionar no primeiro dia, depois você voltará à bagunça de sempre…

Vai montar um sistema? Pense em algo que te ajude a realmente adotar o sistema. Vamos fazer um pequeno teste, como a sua mesa de trabalho está?
Se estiver cheia de objetos empilhados e espalhados sobre a superfície, você precisa de um sistema bem simples. Se seu nível de organização da mesa, por outro lado, for acessível, com um compartimento para documentos, material de escritório com local definido e objetos com bom estado de uso, você pode ir direto para um sistema mais avançado de organização do computador.

Vamos nos lembrar que, para dar início a qualquer projeto, o primeiro passo e persistência são mister na obtenção de resultados. A complexidade pode aumentar com o tempo, na medida em que o simples se torna automático, a complexidade pode aumentar.

Arregaçando as mangas!
Escolha uma estrutura. Essa estrutura pode ser definida com base no seu tipo de trabalho ou empresa. Você pode organizar as coisas por data, tipo de arquivo ou clientela. Cada método de organização tem prós e contras, no entanto você pode extrair o melhor de cada método para atender às suas necessidades.
Por exemplo, você pode ter uma pasta denominada IRPF ou IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Física ou Jurídica) e dentro dessa pasta possuir outras pastas IRPF22; IRPF20 e dentro de cada pasta específica criar uma para documentos e outra para o IRPF concluído onde você terá a cópia da declaração digitalizada e do recibo de entrega à Receita Federal.

Agora vamos a alguns exemplos de sistemas de organização (Guinness, 2018) e vamos escolher o método que melhor funcione para nosso ritmo de trabalho.

1. Sistema de organização Baseado nos Clientes ou Projetos
Se você lida com muitos clientes, talvez esse seja o sistema mais simples a se escolher. Crie uma pasta para cada cliente ou projeto de acordo com a sua atividade, dentro de cada pasta de cliente mantenha todos os arquivos relevantes. Uma maneira de testar a eficiência do sistema que você escolheu é o quão orgânico é a sua utilização. Está tudo fluindo bem? Então está correto.
Caso você tenha um ofício onde o mesmo cliente pode ter vários projetos, adote o sistema baseado em cliente como o principal e os projetos dentro da pasta dos clientes. Os cuidados a serem tomados são: caso tenha documentos ligados a vários projetos crie uma pasta geral para esses projetos. Pastas com conteúdo repetido tendem a ser um problema. Então atente-se ao fato.
Para ajudar na organização use o sistema de projeto ou cliente como sua prática comum, isso fará com que seu computador se mantenha organizado por mais tempo.

2. Sistema de organização baseado em datas
Com uma estrutura baseada em datas é bastante comum ter o ano base como a pasta geral e dentro delas subpastas com os meses. Para arquivar documentos, como o Imposto de Renda, eu particularmente adoto esse sistema. Esse é um sistema ótimo para organizar recibos e documentos ligados ao setor financeiro da sua empresa ou lar.
Para fazer escolhas tenha sempre em mente o tipo de trabalho que você executa. Mas nada impede que você use o sistema de clientes e projetos de modo geral e o baseado em datas para qualquer questão ligada a finanças.

3. Sistema baseado em tipo de arquivos
Um sistema baseado em tipos de arquivos pode ser classificado em relação aos arquivos do computador (PDF, Word, Excel, Odt, etc.) ou uma classificação setorial elaborado por você:

• Apresentações
• Finanças
• Administrativo
• Marketing
  Dentro de cada categoria você vai armazenar todos os arquivos relacionados a ela.
  Essa estrutura de organização pode ficar confusa caso você preste serviço para mais de uma empresa e não tenha tantos arquivos para trabalhar. Para a maioria das pessoas, as duas primeiras opções são mais eficientes.

EXCEÇÃO:
O ÚNICO caso de arquivo que DEVE ser DUPLICADO é o de BACKUP. Sempre atualize e guarde pelo menos duas versões em lugares diferentes.
HD´s não são infalíveis!
Não use sistema de backup que só funciona online. Busque vários níveis de segurança, você pode usar um HD externo, mas se o escritório pegar fogo, o HD vai pegar fogo também e tudo estará perdido. Assim, pense em locais variados de armazenamento e faça-o também na nuvem (Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive). Tenha em mente um planejamento de backup que permita que você mantenha um backup automático de todos os arquivos importantes.

Agora vamos às dicas finais! Já montou seu esquema de organização de arquivos? Seja ele misto ou não, use-o!

Siga essas instruções para conseguir manter as coisas em ordem:

1. Não guarde arquivos na ÁREA DE TRABALHO. Quem guarda coisas na área de trabalho, acaba ficando com a tela bem bagunçada. Se precisar colocar algo lá, como um movimento de transição, OK. Mas arquive-o em lugar adequado imediatamente.

2. Pasta de DOWNLOADS. Não mantenha arquivos nesta pasta. Apague e transfira para o local adequado.

3. Não deixe nada para DEPOIS. Faça o armazenamento dos arquivos em locais apropriados assim que terminar de fazer o que estiver fazendo.

4. Pelo menos uma vez por semana, revise o que foi feito e armazene o que estiver fora de lugar no local correto. Apague arquivos desnecessários, assim você manterá a “bagunça” em ordem e com menos chance de ficar descontrolada.

5. Use nomes descritivos nos arquivos – prospecto cliente A; contrato cliente B, isso facilitará encontrar na hora da necessidade.

6. Para encontrar arquivos com facilidade e rapidez, use uma ferramenta de busca. Vai ser mais rápido do que procurar pasta por pasta.

7. Não tenha um número excessivo de pastas. Pastas demais acabam deixando as coisas bagunçadas.

8. Fique firme no seu propósito, não desista na primeira dificuldade. Uma quantidade boa de subpastas seriam 10 por pasta.

9. Vá fazendo pequenos ajustes. Conforme você encontra a melhor maneira de atender suas necessidades, vá aparando as arestas. Assim, você garantirá um fluxo de trabalho e não se sentirá escravo de uma estrutura rígida. Os recursos estão aqui para facilitar a sua vida e não dar trabalho.

Ao final, você verá que trabalhar em um computador organizado é muito satisfatório. Ao buscar uma informação específica, você a encontrará rapidamente. Como toda novidade, pode ser que você leve um tempinho para se adaptar à nova realidade, organize aos poucos, tire algumas horinhas por semana até que esteja tudo organizado.
Bom trabalho!

Fonte: Guinness, Harry. Como organizar seus arquivos pastas e documentos no computador, Blog Envatotuts+ Disponível em: https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-organize-computer-files--cms-32191. Acesso em: Junho 2022