Durante a vida somos convidados a participar de uma série de reuniões. Reuniões de trabalho, reuniões de condomínio, reuniões de pais e mestres, reuniões de cotistas do clube… entre outras. Acredito que na maioria dessas reuniões, houve perda de tempo, de foco e de objetividade, tornando para todos os participantes a sensação de que reuniões são encontros onde se fala muito e se resolve pouca coisa.

Apesar deste ser o sentimento mais comum atrelado às reuniões, elas são necessárias, pois com elas muitas coisas podem ser resolvidas. No âmbito empresarial as reuniões podem ser dos seguintes tipos:
a) Brainstorming (geração de ideias, inovações)
b) Reunião Informativa (alinhamento de processos)
c) Tomada de Decisões
d) Reunião de feedback (incentivos e reajustes)
e) Reunião de treinamento (novas contratações)
f) Reunião formativa (repasse de procedimentos e conhecimentos)

Muitas empresas não tem uma rotina de reuniões e com isso acaba realizando as mesmas, apenas quando extremamente necessário e a falta de uma programação feita com objetividade, acaba resultando em uma reunião longa e enfadonha onde como sempre, muito se discute e nada se resolve.

Como resolver essa questão?

1. Escolha um dia da semana para fazer reuniões, escolha um dia onde a rotina da sua empresa seja mais tranquila.
   Em escolas, as quartas-feiras costumam ser boas para reuniões internas. Marque a reunião no fim do expediente.

2. Não faça reuniões longas. Se as reuniões forem semanais, as reuniões podem ter de 30 a 60 minutos no máximo.

3. Uma maneira de não se ter reuniões longas é através de um bom planejamento. Quando as pessoas sabem o objetivo da reunião e os tópicos da semana, a mesma se torna mais efetiva.

4. A não ser que essa semana a reunião seja de Brainstorming, cuidado para que as outras reuniões não se tornem um círculo vicioso onde muitos assuntos são discutidos e nada executado.

5. A escolha do local também influencia os resultados da reunião. Sua empresa é muito grande? Não é possível reunir-se com todos de uma vez? Que haja uma sequência de reuniões onde ao final todos estejam informados sobre as diretrizes e decisões.

6. É necessário que no ambiente empresarial, haja a conscientização de que opiniões diferentes não são porque as pessoas gostam ou não de quem está falando. O que são debatidas são as ideias, não quem as teve.

Com essas pequenas reflexões esperamos que as reuniões da sua empresa deixem de ser um mal necessário e passem a ser vistas como momentos de reflexão e colaboração que trarão benefícios a todos os envolvidos.